Az egyesületek, alapítványok kevés kivételtől eltekintve rendelkeznek adószámmal, ezért gazdálkodó szervezetnek minősülnek. A gazdálkodó szervezetek 2023. évi CIII. törvény (DÁP tv) 19 § alapján elektronikus kapcsolattartásra és ügyintézésre kötelezettek az állami, önkormányzati hatóságok irányában. Ezért az egyesületek, alapítványok működését is erősen befolyásolja, hogy a DÁP tv 119. § (2) bekezdésében foglalt rendelkezés alapján 2025. október 31.-ével teljesen megszűnt az elektronikus dokumentumok AVDH által történő hitelesítésének lehetősége. Ez három ok miatt érinti kedvezőtlenül a civil szervezeteket.

• Az AVDH szolgáltatás ingyenes volt, ami komoly segítséget jelentett rendszerint szerény bevétellel rendelkező szervezeteknek.
• A szolgáltatás nem igényelt különösebb informatikai tudást, mert az állam által fenntartott ügyintézési alkalmazásokba (pl. ÁNYK Program, ePapír, iFORM stb.) integráltan működött.
• Az AVDH által hitelesített dokumentumok teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősültek. Ezért az AVDH által hitelesített dokumentumokat bármely ügyben, bármely állami, önkormányzati szervnek el kellett fogadni. Ezért az elektronikus ügyintézés során nem kellett külön figyelni arra, hogy milyen azonosítási, hitelesítési követelmények merülnek fel az adott eljárásban.

Az állam által működtetett ügyinézési alkalmazásokhoz (pl. ÁNYK, ePapír, iFORM stb. ) már nem társul olyan szolgáltatás, amely alkalmas lenne az elektronikus iratok, illetve a másolatok teljes értékű hitelesítésére. Az AVDH helyébe lépő FEDOR (Felhasználó Dokumentumhoz Rendelése Szolgáltatás) NEM számít aláírásnak, nem lehet vele teljes bizonyító erejű magánokiratot létrehozni, sem másolatot hitelesíteni. Csak azt igazolja a természetes személy azonosító adatai alapján, hogy az adott dokumentumot ki nyújtotta be. A személyt nem rendeli a jogi személyhez. A DÁP alkalmazás eAláírás funkciója pedig csak a természetes személyek számára érhető el, és CSAK személyes célokra használható. Ezért azokban az elektronikus eljárásokban, amelyekben a szervezet:

• teljes bizonyító erejű magánokiratot nyújt be, és/vagy
• a képviselőnek (vagy a képviselőknek együttesen) cégszerűen, a szervezet nevében kell aláírni

minősített elektronikus aláírásra van szükség.

Ha valamely iratot az írásbeliség követelményének megfelelő formában (a Ptk. 6:7. § (3) bekezdésben foglaltak szerint) kell előterjeszteni, akkor a minősített elektronikus aláírás mellett időbélyegzőre is szükség van.

A minősített elektronikus aláírást és az időbélyegző szolgáltatásokat piaci alapon, az erre jogosult szolgáltatóktól lehet beszerezni. Jelenleg az alábbi három magyar ügyfélszolgálati háttérrel rendelkező szolgáltató kínál minőstett elektronikus aláírás szolgáltatást:

• Microsec,
• Netlock
• FlintSign,

A Microsec és a Netlock szerepel Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság nyilvántartásában. A FlintSign nem magyar felügyelet alatt áll, de szintén az EU szabályoknak megfelelő bizalmi szolgálatásokat kínál. A felsorolt szolgáltók előnye, hogy az időbélyegző szolgáltatásért nem kell külön fizetni.  Az EU tagországokban működő külhoni magyar szervezetek érdekében is érdemes megjegyezni, hogy a tagállamokban közel kétszáz, az EU szabályoknak megfelelő bizalmi szolgáltató működik. Az EU szabályoknak megfelelő szolgáltatók nyilvántartása itt található: https://eidas.ec.europa.eu/efda/trust-services/browse/eidas/tls/ .

Az állami, önkormányzati közigazgatási szervekkel történő elektronikus kapcsolattartás, ügyintézés során a szervezeteknek a korábbiaknál jobban oda kell figyelni az iratok hitelesítésének módjára. Nincs minden civil szervezetnek szüksége elektronikus aláírásra. A civil nyilvántartási eljárásokban a szervezetek képviseletében eljáró tisztségviselőknek nem kell külön alkalmazást beszerezni a bíróság felé benyújtott dokumentumok hitelesítéséhez. A NAV irányában azonban már nem mindig elég, ha a szervezet nevében eljáró személy csak az ePapír-hoz, vagy a nyomtatványkitöltő programokhoz kapcsolt ún. FEDOR alkalmazás segítségével hitelesíti benyújtott iratot.

A szervezetnek akkor van szüksége valamilyen az iratok elektronikus hitelesítésére alkalmas szolgáltatás beszerzésére, ha például:

• hiteles másolatot,
• írásbelinek minősülő dokumentumot,
• cégszerűen aláírt dokumentumot kell benyújtani valamely állami, önkormányzati szerv felé.

A szolgáltatás megrendelése csak akkor mellőzhető, ha:

• a tisztégviselő már rendelkezik elektronikus aláírással,
• a szervezet ügyeiben minden esetben elektronikus aláírással rendelkező szakember/meghatalmazott jár el.

A szervezet négy féle szolgálatás közül választhat az elektronikus iratainak hitelesítése kapcsán:

• minősített elektronikus aláírás
• minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírás
• minősített elektronikus bélyegző
• minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú bélyegző.

A hozzánk érkezett jelzések azt mutatják, hogy a közigazgatási szervek többsége nem tudja befogadni egyik elektronikus bélyegzőt sem. Amennyiben a szervezetnek hiteles másolatot kell beküldeni a birtokában lévő papír alapú magánokiratról (pl. az SZJA 1% regisztráció során a létesítő okiratról), akkor legalább a minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírásra van szükség. Ahol a képviselők a szervezet nevében írnak alá, ott elvileg elég lenne a minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírás.  De a cégszerű aláírás fogalmát a különböző szervek jelenleg még eltérően értelmezik.

Ezért javasoljuk a szervezeteknek, hogy a minősített elektronikus aláírás szolgáltatást szerezzenek be, amely az időbélyegző szolgáltatással kiegészítve minden elvárást teljesít.